Een effectieve projectlijst maken + hulpmiddelen

We komen allemaal wel eens op een punt in onze carrière dat de werkdruk te hoog wordt. De juiste manager kan manieren vinden om ons te motiveren om meerdere projecten aan te pakken, maar dat kan snel overweldigend worden.

Wat kun je doen als dat gebeurt?

Een projectlijst maken is een van de efficiëntste manieren om je projecttaken te beheren. Als je onlangs bent begonnen met je onderneming en een methode nodig hebt om je dagelijkse taken te beheren, raden we je aan om verder te lezen.

We leiden je door de knowhow van een projectlijst en hoe je je eigen lijst kunt maken om je werklast te beheren.

In eenvoudige bewoordingen is een projectlijst een gestructureerde to-do lijst.

Het doel is om een zichtbare lijst te maken van je huidige taken binnen een dag, week, maand of zelfs jaar.

Wat een projectlijst echter zo bijzonder maakt, is het aantal dingen dat je ermee kunt beheren en bijhouden. Voor elke taak kun je de teams die eraan werken toewijzen, de apparatuur en het team dat nodig is en zelfs de fasen voor elke doelstelling.

Projectlijsten zijn gedetailleerder en overzichtelijker dan to-do lijsten. Het kan belangrijke feedback geven over de deadlines terwijl het ook de belangrijkste nevennotities opsomt.

Projectlijsten zijn voor taken die meerdere delen van beheer vereisen.

Sommige bedrijven gebruiken deze projectmanagementprogramma's om demonstraties te organiseren voor producten of diensten die ze leveren, zoals een presentatieshow.

Zelfstandigen die weinig werknemers hebben, kunnen baat hebben bij het maken van hun projectlijst.

Eenvoudig of ingewikkeld, projectlijsten kunnen elk specifiek project aan. Ze kunnen brokken werk omzetten in een beheersbare checklist.

Een projectlijst maken is net zo eenvoudig als het klinkt.

Al je gedachten en plannen uitwerken met pen en papier kan de eerste stap zijn. Het is ongelooflijk kostenefficiënt, maar je zult ook tijd opofferen om die taken uit te voeren!

Welke andere opties zijn er?

We hebben een aantal alternatieve methoden samengesteld om een projectlijst te maken met essentiële tools.

Zie Microsoft Excel als je online kladpapier (exclusief het notitieblok).

Veel bedrijven kiezen ervoor om hun planning via Excel te doen, omdat het eenvoudig te leren is en iedereen meer informatie kan toevoegen als dat nodig is. Het organiseren van je projecttakenlijst met rijen en kolommen is eenvoudig en niet ingewikkeld.

Volg deze stappen om een projectbestand te starten:

1. Open een nieuw excel-bestand.
2. Maak kolomkoppen die de taken beschrijven die je moet noteren.
3. Voeg de details van het doel toe in hun respectievelijke cel.
4. Toepassen van filters om de manier waarop je gegevens bekijkt aan te passen.
5. Sorteer de gegevens volgens je voorkeuren.
6. Maak eventuele extra wijzigingen zoals kleurcodering, vetvulling en andere functies.

Wat cool is aan Excel zijn de gratis, eenvoudige sjabloonopties die de lijst voor je ordenen. Er zijn meer dan 20 unieke sjablonen om aan je voorkeuren te voldoen, zoals een inventarislijst, workflowgrafiek, actie-item en een budgethouder.

De tweede optie voor het maken van projectlijsten is het vinden van de juiste software om je taken te beheren.

Hier zijn enkele aanbevolen programma's die andere ondernemers gebruiken om hun projectlijsten te optimaliseren:

Deze app is flexibele software die samenwerkingsprojecten ondersteunt en eenvoudig kan worden aangepast aan elke workflow.

Het ondersteunt integraties met soortgelijke projectlijst-apps en heeft tools gemaakt voor het beheren en bijhouden van tijd en facturen. Zeer geschikt voor grote teams.

Deze projectmanagementtool is gul voor zijn gebruikers. Het gratis forever plan dat het aanbiedt, staat een onbeperkt aantal leden toe die bronnen mogen beheren in een centrale werkruimte.

Aanpassen kan tijdrovend zijn, maar het gratis forever plan garandeert dat de online ruimte privé is voor de betaalde accounts.

Een gebruiksvriendelijke zakelijke app voor werknemers die Excel begrijpen maar de ingewikkelde formules beu zijn.

Zoals de naam al doet vermoeden, zul je genieten van de functies in dit programma die zich richten op spreadsheets en ze allemaal op één plek bewaren.

Weeten hoe je prioriteit geeft aan je projecten is net zo belangrijk als de taak zelf. Het kost praktijk en moeite om te begrijpen wat de prioriteiten van je taken zijn en hoe je ze moet aanpakken.

Start met een projectplan dat de doelstellingen van dit project beschrijft, waaronder:

• een budget
• een tijdlijn voor het project
• uitrusting
• rollen en verantwoordelijkheden

Volgende stap is het maken van een projectschema dat de taken organiseert in kleine stappen die gemakkelijk te volgen zijn. Geef prioriteit aan de onmiddellijke taken en gebruik grafieken zoals een work breakdown structure om een betere visualisatie van de taken te krijgen.

De laatste stap is op schema blijven met je deadlines en goede communicatie onderhouden met je werknemers. Het maakt niet uit hoe goed je projectlijst is; als er geen duidelijke communicatie is en veel speling, zal het plan mislukken.

Dus nu heb je je methode gevonden om een projectlijst te maken. De vraag is nu: Hoe ga je consistentie behouden?

We hebben een aantal tips die we graag met je willen delen om je te helpen toegewijd te blijven aan je projectlijst en gefocust te blijven op al je komende taken.

Zorg ervoor dat alle rollen zijn gedefinieerd en dat het hele team duidelijk is over hun verantwoordelijkheden. Met een communicatief team dat in één richting samenwerkt, worden de dagelijkse taken geklaard en afgehandeld.

Maak er een gewoonte van om tijdslimieten te stellen voor jezelf en je team. Train je geest om productief te zijn met de dagelijkse taken en probeer zoveel mogelijk te bereiken.

Doe de moeilijkere taken eerst om je dag af te sluiten met weinig stress. Het zal een uitdaging zijn, maar dan heb je tenminste meer tijd en energie om de moeilijke taken voor de lunch aan te pakken.

Moderne bedrijven maken vooruitgang met behulp van een gedetailleerde projectlijst. Het opstellen van een concrete takenlijst en het bijhouden van je voortgang is essentieel voor het runnen van een georganiseerd team en bedrijf.

We hopen dat je dankzij dit artikel meer te weten bent gekomen over een projectlijst en de vele voordelen ervan.