Wat is een virtueel kantoor en hebt u er echt een nodig?

Wanneer uw bedrijf flexibele uren nodig heeft, creëert een virtueel kantoor een omgeving waarin uw werknemers op afstand productief kunnen blijven en overal kunnen werken.

Een kwalitatief virtueel kantoor biedt veel middelen en mogelijkheden die een gewoon kantoor ook biedt, maar met veel minder overheadkosten. Je kunt vergaderingen organiseren, administratieve taken stroomlijnen en een legitiem zakelijk postadres krijgen als je er nog geen hebt.

Zou het geschikt zijn voor jouw bedrijf? We onderzoeken wat het is, hoe het werkt en wie er een nodig heeft. Dit artikel geeft je de nodige informatie om een goede zakelijke beslissing te nemen.

Als werken op afstand steeds populairder wordt, zullen virtuele kantoren een essentiële rol spelen bij het huisvesten van deze teams. In detail is het een volledige service waarmee bedrijfseigenaren en werknemers op afstand kunnen werken, en deze setups leveren een verzameling bedrijfsfuncties via het internet.

<Virtuele kantoren zijn kostenefficiënt omdat ze organisaties de flexibiliteit bieden om zich op een ideale locatie te vestigen zonder de hoge huurkosten voor een standaard commerciële ruimte. In principe bieden ze de voordelen van een fysiek kantoor, zonder bureaus of ruimte. Je kunt vergaderingen organiseren, telefoongesprekken beantwoorden en pakketten en post ontvangen.

Het belangrijkste verschil is dat virtuele kantoormedewerkers meestal dienen als ondersteunend kantoorpersoneel. Alle anderen, zoals de teams en bedrijven, gebruiken dit kantoor als een resourcecentrum, gedeeld kantoor en adres.

Hoe werken ze en wat kunnen bedrijven ermee? Hieronder volgen enkele mogelijkheden en aanbiedingen van een virtueel kantoor.

Een bedrijf wil professioneel overkomen. Met een virtueel kantoor heb je een standaardadres waardoor je bedrijf meer gevestigd lijkt. In plaats van een persoonlijk huisadres op te geven, zal dit postadres een ideale plek zijn om post te ontvangen en te vermelden op de website van het bedrijf.

U hebt misschien geen eigen bureau dat u fulltime kunt gebruiken, maar u kunt deze ruimte wel gebruiken voor vergaderingen. Of dit nu 1-op-1 coachingsessies of multifunctionele teamvergaderingen zijn, ze bieden voldoende ruimte om te brainstormen en doelen te bereiken als groep.

If you host meetings within the this type of office with clients, it might make sense to have a professional to greet guests and make it more official. A receptionist also serves as a reliable resource to receive mail and packages.

Zoals eerder vermeld zijn virtuele kantoren een uitstekende plek om post te ontvangen. De meeste hebben software waarmee je je zakelijke post en ontvangstbewijzen kunt laten scannen en direct naar je toe kunt laten sturen.

Virtuele kantoren vereisen ook niet dat je je telefoonnummer weggeeft. In plaats daarvan kun je een vaste lijn gebruiken om je bedrijf er professioneler uit te laten zien, plus zijn er ook voicemail- en telefoonbeantwoordingsservices beschikbaar als je in gesprek bent.

Je kunt verwachten dat je maandelijks tussen de $50-$100 betaalt voor een standaard tariefplan. Dit bedrag hangt af van hoe mooi de omgeving is.

Als de vastgoedwaarden hoger zijn, zullen deze tarieven duidelijk worden doorberekend aan het virtuele kantoor. Een basisplan omvat meestal een kleine extra vergoeding voor het ontvangen van je post, het geven van een bedrijfsadres of afhaallocaties.

Het bedrijf moet zorgvuldig kiezen of een gratis of fee-only virtueel kantoor de juiste zet is. Hoewel de kosten laag lijken voor de voordelen die u krijgt, moet u de voor- en nadelen voor uw bedrijf op de lange termijn tegen elkaar afwegen.

Dus, hoe weet je of het inschrijven voor dit soort diensten de juiste beslissing is? Hier zijn enkele situaties waarin een virtueel kantoor een uitstekende oplossing is.

Als je je zakelijke post niet kunt afhandelen vanwege volumes die te groot zijn voor je eenmansbedrijf of misschien ben je een ondernemer die dagen achter elkaar en vaak reist.

Dit type kantoor stelt je in staat om je merk met een betere basis te positioneren. Met een fysiek adres in een stad die gedeeld wordt door je klanten ben je niet alleen betrouwbaar, maar laat je ook zien dat je een sterke positie hebt in de omgeving. Een virtueel kantoor geeft je de mogelijkheid om in contact te komen met de omringende gemeenschap.

Klanten en verkopers zijn misschien minder bereid om zaken met je te doen als het bedrijf vanuit een andere stad opereert, of misschien zelfs in een ander land.

Een fysiek adres geeft je bedrijf een veel meer gevestigde indruk. Veel ondernemers werken vanuit hun huis, maar dit adres komt misschien niet zo professioneel over.

Als je meer klanten voor je wilt winnen, kun je met een virtueel kantooradres trust sneller bij ze winnen.

Vaak hebben bedrijven een zakelijk adres nodig om zich te registreren voor verschillende producten en virtuele kantoordiensten. Hoewel je je thuisadres kunt gebruiken, hebben de meeste bedrijven een zakelijk adres nodig om te bevestigen dat je een legitiem bedrijf bent.

Het lijdt geen twijfel dat virtuele kantoren de overheadkosten, reistijd en technologiekosten verlagen. Virtuele kantoren bieden ook veel middelen die gewone kantoren niet hebben, zoals een postadres, receptionist, vergaderruimten, postontvangstservice en mogelijkheden voor telefoonbeantwoording.

Voor minder dan $100 kun je een betrouwbare aanwezigheid vestigen in een gebied dicht bij je doelklant. Je kunt een niveau van professionaliteit toevoegen aan je bedrijf. Als je al externe medewerkers hebt en deze voordelen van een virtueel kantoor je bedrijfsprestaties zullen verbeteren, dan is het de investering waard.

Think carefully about whether your goals align, but a virtual office can provide positive long-term business effectiveness.